Jak zorganizować wyjazd integracyjny dla pracowników we Wrocławiu?

Dobrze zaplanowany wyjazd integracyjny zaczyna się nie od wyboru atrakcji, tylko od zrozumienia celu wyjazdu i tego, na czym najbardziej zależy danej grupie. Budżet ma znaczenie przy wyborze konkretnych rozwiązań, ale to cel i charakter zespołu decydują o kształcie całego programu. W PassWorld Travels&Events organizujemy wyjazdy integracyjne dla firm z Wrocławia od 2019 roku i wiemy, że dopiero od tych dwóch elementów, ustalonych na starcie, warto przechodzić do dalszych decyzji.

Od czego zacząć planowanie wyjazdu integracyjnego?

Wyjazd integracyjny to zorganizowany, wielodniowy lub jednodniowy wyjazd firmowy poza siedzibę firmy, którego celem jest budowanie relacji i współpracy w zespole poprzez wspólne aktywności, a nie tylko odpoczynek.

Pierwszy krok to ustalenie celu wyjazdu. Inaczej planuje się wyjazd integracyjny po dużej rekrutacji, gdy zespół dopiero się poznaje, a inaczej wyjazd będący podziękowaniem za dobry rok czy okazją do wzmocnienia współpracy między działami. Z naszego doświadczenia wynika, że firmy, które przychodzą do nas z jasno określonym celem, dostają program dopasowany za pierwszym razem, bez poprawek na etapie koncepcji.

Drugi krok to poznanie grupy: jaka jest jej wielkość, struktura wiekowa, poziom energii i na czym ludziom najbardziej zależy, czy to aktywny wypoczynek, czy raczej spokojniejsza forma spędzenia czasu razem. Dopiero po ustaleniu celu i charakteru grupy warto rozmawiać o orientacyjnym terminie, lokalizacji i ramach budżetowych, bo te elementy najlepiej dobiera się pod konkretny zespół, a nie odwrotnie.

Jak wybrać termin i lokalizację wyjazdu integracyjnego z Wrocławia?

Najlepszy termin na wyjazd integracyjny to maj, czerwiec lub wrzesień, kiedy pogoda pozwala na aktywności plenerowe, a ceny obiektów nie są jeszcze na poziomie pełnego sezonu wakacyjnego.

Wrocław jako punkt startowy daje dwie sensowne opcje. Pierwsza to integracja w samym mieście, na przykład gra miejska w okolicach Rynku i wysp odrzańskich, połączona z rejsem po Odrze i wieczorną kolacją. Druga to wyjazd poza miasto, w stronę Sudetów lub Kotliny Kłodzkiej, gdzie zespół ma więcej przestrzeni na aktywności plenerowe i realne oderwanie się od biura. Wybór zależy głównie od tego, czy zespołowi zależy na wygodzie (brak dojazdu, powrót do domu tego samego dnia), czy na pełnym efekcie zmiany otoczenia.

Coraz więcej firm decyduje się też na kierunki zagraniczne, traktując wyjazd integracyjny jako mocniejsze doświadczenie dla zespołu niż wyjazd krajowy. Dzięki rozszerzonej gwarancji turystycznej organizujemy wyjazdy integracyjne, a także konferencje, w całej Europie, więc wybór między Wrocławiem, Dolnym Śląskiem a zagranicą to dziś realna opcja już na etapie pierwszej rozmowy, nie tylko przy większych budżetach.

Jak mówi Angelika - Co-Founder of PassWorld Travels&Events, "najczęstszy błąd, jaki widzimy na etapie planowania, to wybór lokalizacji przed ustaleniem celu wyjazdu. To powinno działać odwrotnie."

Ile kosztuje wyjazd integracyjny i jak zaplanować budżet?

Koszt wyjazdu integracyjnego zależy przede wszystkim od tego, czy to wyjazd jednodniowy, czy wielodniowy z noclegiem, a także od standardu zakwaterowania i zakresu atrakcji, dlatego każdą wycenę przygotowujemy indywidualnie po rozmowie o potrzebach zespołu.

Trzy czynniki decydują o cenie: liczba dni (nocleg to nie tylko dodatkowa doba hotelowa, ale też dodatkowe wyżywienie i szerszy program), standard obiektu oraz zakres dodatkowych aktywności, jak warsztaty kulinarne, gry terenowe czy oprawa wieczoru integracyjnego. Więcej o tym, jak dokładnie te czynniki wpływają na ostateczną wycenę, piszemy w artykule ile kosztuje wyjazd integracyjny i od czego zależy cena.

Dobra praktyka to planowanie budżetu z pewnym zapasem na koszty, które łatwo pominąć na etapie pierwszej wyceny, na przykład transport lokalny na miejscu czy obsługę techniczną wieczornej części programu.

Jaki program sprawdzi się na wyjeździe integracyjnym?

Program, który faktycznie integruje zespół, łączy jedną wspólną aktywność angażującą wszystkich z czasem wolnym na spontaniczne rozmowy, a nie ciąg zaplanowanych punktów bez przerwy.

W praktyce sprawdzają się formaty, w których zespół musi ze sobą współpracować, żeby coś osiągnąć: gra terenowa ze scenariuszem, warsztaty kulinarne w podgrupach albo wspólna aktywność sportowa. Ważne, żeby program uwzględniał różne preferencje, bo nie każdy w zespole lubi rywalizację czy wysiłek fizyczny. Statystyki dotyczące najczęściej wybieranych atrakcji na wyjazdy integracyjne w Polsce pokazują, że firmy najchętniej wybierają lokalizacje blisko jeziora lub lasu, co warto wziąć pod uwagę już na etapie wyboru miejsca poza Wrocławiem.

Jak wygląda współpraca z agencją eventową przy organizacji wyjazdu integracyjnego?

Współpraca zaczyna się od krótkiej rozmowy o celu wyjazdu i charakterze grupy, a dopiero potem o budżecie i liczbie uczestników, po której agencja przygotowuje pierwszą koncepcję programu i wycenę.

W PassWorld Travels&Events do każdego wyjazdu podchodzimy indywidualnie i prowadzimy Was przez cały proces, od pierwszej rozmowy aż po dzień wydarzenia, dbając o to, żeby hotel, transport i atrakcje tworzyły spójną całość, a nie zestaw luźno poskładanych elementów. Program dopracowujemy razem z Wami aż do momentu, kiedy będziecie z niego w pełni zadowoleni, bez limitu poprawek, bo zależy nam na tym, żeby wyjazd pasował do konkretnej grupy, a nie był gotowym szablonem z oferty. Więcej o tym, jak wygląda nasza oferta wyjazdów integracyjnych dla firm, znajdziecie na stronie usługi. Zwykle rekomendujemy rozpoczęcie rozmów co najmniej 6-8 tygodni przed planowanym terminem, żeby mieć wybór dobrych obiektów w interesującym miejscu.

Najczęściej zadawane pytania

Ile osób powinno jechać na wyjazd integracyjny, żeby miał sens?

Wyjazd integracyjny sprawdza się zarówno dla małych zespołów kilkunastoosobowych, jak i dla grup kilkudziesięciu czy kilkuset osób. Kluczowe jest dopasowanie programu i lokalizacji do wielkości grupy, nie sama liczba uczestników.

Czy wyjazd integracyjny można zorganizować bez noclegu?

Tak, jednodniowe wyjazdy integracyjne bez noclegu są popularną i tańszą opcją, szczególnie dla mniejszych firm lub jako regularna, cykliczna inicjatywa kilka razy w roku.

Z jakim wyprzedzeniem trzeba planować wyjazd integracyjny we Wrocławiu?

Optymalnie 6-8 tygodni przed planowanym terminem, choć w sezonie wysokim (maj-czerwiec) warto zacząć rozmowy wcześniej, żeby zarezerwować dobry termin w wybranym obiekcie.

Kto po stronie firmy powinien koordynować organizację wyjazdu integracyjnego?

Najczęściej jest to osoba z działu HR lub office manager, czyli ktoś, kto zna kulturę zespołu i ma bezpośredni kontakt z osobami decyzyjnymi w firmie przy ustalaniu budżetu. Przy większych grupach warto wyznaczyć jedną osobę jako główny punkt kontaktu z agencją, żeby uniknąć rozproszonej komunikacji.

Jeśli planujecie wyjazd integracyjny dla swojego zespołu i chcecie zacząć od konkretnej koncepcji zamiast szukania inspiracji, napiszcie do nas w PassWorld Travels&Events. Chętnie porozmawiamy o celu, terminie i budżecie, żeby pierwsza propozycja była trafiona od razu.