Jak zorganizować wigilię firmową, krok po kroku

Wigilia firmowa to nie tylko kolacja z opłatkiem. To jedno z niewielu spotkań w roku, na którym cały zespół siedzi przy jednym stole bez presji deadline'ów. W Agencji Eventowej PassWorld Travels&Events organizujemy takie wydarzenia od 2019 roku i wiemy, że najwięcej stresu bierze się z braku planu, nie z samego pomysłu.

Od czego zacząć planowanie?

Termin ustalcie najpóźniej na początku listopada. Sale i restauracje w grudniu rezerwują się szybko, a im bliżej świąt, tym mniejszy wybór dat i godzin.

Drugi krok to lista gości. Trzeba wiedzieć, czy wigilia jest wyłącznie dla pracowników na etacie, czy też dla współpracowników na innych umowach i osób towarzyszących. Ma to znaczenie nie tylko logistyczne, ale też organizacyjne.

Restauracja, sala czy biuro?

Spotkanie w siedzibie firmy jest wygodne organizacyjnie, ale wymaga miejsca na tyle ludzi, żeby nikt nie jadł kolacji przy komputerze. Restauracja albo wynajęta sala zdejmuje ten problem z głowy i zwykle daje lepszą atmosferę, bo zespół faktycznie wychodzi z biura.

Firmy z centrum Wrocławia mają pod tym względem komfortową sytuację. W promieniu kilku minut od Rynku czy Ostrowa Tumskiego działa sporo lokali gotowych na grupy firmowe, a dojazd nie jest problemem nawet dla zespołów pracujących po drugiej stronie miasta, w okolicach Hali Stulecia.

Planowanie imprez tematycznych i wybór odpowiedniej lokalizacji to jeden z etapów, który najczęściej zajmuje najwięcej czasu, jeśli robi się to samodzielnie. Dokładnie to opisujemy na stronie organizacji wigilii firmowych, razem z tym, jak wygląda cały proces od naszej strony.

Jak zaplanować menu i atmosferę?

Menu wigilijne trzyma się zwykle tradycji: barszcz z uszkami, karp albo ryba, pierogi, coś słodkiego na koniec. Warto jednak zapytać zespół o alergie i preferencje żywieniowe wcześniej, nie na tydzień przed wydarzeniem.

Atmosferę buduje się detalami. Świąteczna dekoracja stołu, muzyka w tle, może krótki opłatek i kilka słów podsumowania roku. Nie trzeba przesadzać z programem rozrywkowym, wigilia to nie jest impreza integracyjna w pełnym tego słowa znaczeniu.

Jak mówi Angelika Mroczkowska, współzałożycielka Agencji Eventowej PassWorld Travels&Events: "Najlepsze wigilie firmowe, jakie organizowaliśmy, nie miały rozbudowanego programu. Miały dobrze dobrane miejsce, spokojny wieczór i czas, żeby ludzie ze sobą porozmawiali bez pośpiechu".

Czy wigilia firmowa musi mieć element integracyjny?

Nie musi, ale zdecydowanie warto. Sama kolacja to miły gest, ale krótkie podsumowanie roku, podziękowanie zespołowi albo chwila na swobodną rozmowę bez podziału na stanowiska robi więcej dla atmosfery w firmie niż samo menu.

Regularne spotkania integracyjne wzmacniają zaufanie w zespole i wpływają na to, jak ludzie się ze sobą komunikują na co dzień, nie tylko podczas świąt. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule o roli integracji w budowaniu zespołu.

W PassWorld Travels&Events przy planowaniu imprez integracyjnych zawsze pytamy klienta, czy zależy mu na czysto świątecznym charakterze spotkania, czy chce dołożyć element budowania zespołu. Od tego zależy potem dobór miejsca i programu wieczoru.

Kto powinien zająć się organizacją?

Jedna osoba z HR rzadko ma czas ogarnąć rezerwację sali, menu, dekoracje i listę gości równolegle z codzienną pracą. Dlatego coraz więcej firm we Wrocławiu przekazuje organizację imprez świątecznych dla firm agencji, która robi to na co dzień i ma sprawdzone lokalizacje oraz dostawców.

W PassWorld Travels&Events zajmujemy się tym od pierwszego telefonu do ostatniego sprzątania sali. Zespół dostaje gotowe wydarzenie, a nie kolejny projekt do koordynowania.

Najczęstsze pytania o wigilię firmową

Ile czasu przed świętami warto zacząć planować wigilię firmową?

Najlepiej zacząć na początku listopada. Grudniowe terminy w restauracjach i salach we Wrocławiu rezerwują się szybko, a im wcześniej, tym większy wybór lokalizacji.

Czy wigilia firmowa musi odbywać się w restauracji?

Nie, część firm organizuje ją w biurze albo w wynajętej sali eventowej. Wybór zależy od liczby uczestników i tego, ile miejsca firma ma na miejscu.

Czy na wigilię firmową warto zapraszać rodziny pracowników?

To zależy od charakteru, jaki firma chce nadać spotkaniu. Wigilia wyłącznie dla zespołu zwykle sprzyja bardziej swobodnej atmosferze niż spotkanie z osobami towarzyszącymi.

Czy agencja eventowa zajmuje się też dekoracją i menu?

Tak, kompleksowa organizacja obejmuje zwykle wybór lokalizacji, menu, dekoracje i koordynację całego wieczoru, tak żeby firma nie musiała się tym zajmować samodzielnie.

Jeśli zespół szuka kogoś, kto zdejmie z głowy organizację tegorocznej wigilii, chętnie porozmawiamy o szczegółach i zaproponujemy kilka konkretnych rozwiązań dopasowanych do wielkości zespołu.