Jak zorganizować imprezę firmową we Wrocławiu

Udana impreza firmowa we Wrocławiu wymaga trzech rzeczy: jasno określonego celu, realistycznego budżetu dopasowanego do lokalizacji i harmonogramu, który daje czas na dopięcie szczegółów. W PassWorld Travels&Events przy każdej z ponad 90 realizacji widzimy, że to właśnie te trzy elementy najczęściej decydują, czy wydarzenie faktycznie spełnia swój cel.

Poniżej pokazujemy, jak to wygląda krok po kroku z naszej perspektywy jako organizatora.

Czym zajmuje się PassWorld Travels&Events przy organizacji imprez firmowych?

PassWorld Travels&Events to agencja eventowa działająca we Wrocławiu od 2019 roku. Zajmujemy się kompleksową organizacją wydarzeń dla firm: imprez integracyjnych, bankietów, konferencji oraz wyjazdów firmowych, zarówno w mieście, jak i poza nim. Przez ten czas zrealizowaliśmy ponad 90 wydarzeń, od kameralnych spotkań kilkunastoosobowych po duże konferencje i bankiety dla kilkuset gości.

W praktyce oznacza to, że przy każdym zleceniu odpowiadamy za cały proces, a nie tylko jego wybrany fragment. Ustalamy cel wydarzenia razem z klientem, proponujemy i rezerwujemy lokalizację, koordynujemy catering i dostawców, zajmujemy się oprawą techniczną (nagłośnienie, oświetlenie, ekrany), a w dniu wydarzenia nasz zespół jest na miejscu i nadzoruje cały przebieg.

Naszą siedzibą jest Wrocław, co przekłada się na dobrą znajomość lokalnego rynku dostawców, obiektów i podwykonawców, a to z kolei ułatwia realistyczne wyceny i sprawne ustalanie szczegółów bez niespodzianek na etapie realizacji.

Od czego zacząć planowanie imprezy firmowej?

Zacznij od odpowiedzi na pytanie, co impreza ma osiągnąć: integrację zespołu, podziękowanie za wyniki, czy może budowanie relacji z klientami. Cel determinuje format, budżet i lokalizację, więc bez niego trudno podjąć dobre decyzje.

Z naszego doświadczenia przy klientach z Wrocławia i regionu, najlepiej wypadają wydarzenia, przy których cel ustalono jeszcze przed wyborem lokalizacji, a nie odwrotnie. Cel wyznacza wszystko inne, od doboru cateringu po to, czy potrzebny jest konferansjer czy raczej swobodny format bez sceny.

Ile kosztuje impreza firmowa we Wrocławiu?

Nie ma jednej ceny, bo koszt zależy od liczby uczestników, formatu (kilka godzin w mieście vs. wyjazd z noclegiem) i standardu cateringu. Główne pozycje, które kształtują ostateczną kwotę:

• liczba uczestników i format (spotkanie kilkugodzinne, cały dzień, wyjazd z noclegiem)
• rodzaj lokalizacji (sala konferencyjna, hala eventowa, plener, przestrzeń w zabytkowym budynku)
• catering (bufet vs. obsługa kelnerska)
• zakres atrakcji i oprawy technicznej (nagłośnienie, oświetlenie, prowadzący)

We Wrocławiu na koszt dodatkowo wpływa termin. Weekendy, szczególnie w maju i czerwcu, są chętnie rezerwowane przez firmy, co oznacza wyższe ceny i mniejszą dostępność obiektów. Organizacja w środku tygodnia zwykle daje więcej elastyczności cenowej, lepszy wybór lokalizacji i większy komfort negocjacji terminu. Z naszego doświadczenia najlepiej działa ustalenie budżetu całkowitego na start, a potem dopasowanie do niego formatu i lokalizacji, zamiast odwrotnie.

Jaką lokalizację wybrać na imprezę firmową we Wrocławiu?

Wybór lokalizacji zależy od charakteru wydarzenia. Formalna gala lub konferencja wymaga innej przestrzeni niż swobodna integracja zespołu, dlatego zawsze dobieramy miejsce pod konkretny cel wydarzenia, a nie odwrotnie.

Wrocław daje w tym zakresie sporo możliwości, od sal konferencyjnych, przez hale eventowe, po plenery i przestrzenie o mniej formalnym charakterze. Przy wyjazdach integracyjnych z noclegiem dobrze sprawdzają się obiekty łączące zaplecze konferencyjne z dodatkowymi atrakcjami dla uczestników.

Przy organizacji takiego wydarzenia zajmujemy się całością, od koncepcji po koordynację na miejscu (zobacz, jak wygląda nasza organizacja imprez firmowych i bankietów). Dobór lokalizacji to zwykle pierwszy krok, który razem z klientem ustalamy jeszcze przed rozmową o programie.

Jak długo trzeba planować imprezę firmową z wyprzedzeniem?

Im większa grupa i bardziej rozbudowany program, tym wcześniej warto zacząć. Przy kameralnych spotkaniach kilka tygodni zwykle wystarczy, ale przy wydarzeniach dla większych zespołów z wynajmem sali, cateringiem i atrakcjami lepiej zaczynać planowanie z dłuższym wyprzedzeniem, szczególnie w weekendy w sezonie wiosenno-letnim, kiedy dostępność popularnych lokalizacji we Wrocławiu jest ograniczona.

Nawet przy krótszym czasie na przygotowania staramy się dołożyć wszelkich starań, żeby znaleźć rozwiązanie, które faktycznie sprawdzi się dla danej grupy, zamiast proponować to, co akurat zostało wolne.

Czy impreza integracyjna faktycznie coś zmienia w zespole?

Tak, i to niekoniecznie od razu widać w liczbach na koniec kwartału, tylko w tym, jak ludzie ze sobą pracują na co dzień. Z naszego doświadczenia przy 90+ realizacjach najczęstszy efekt to lepsza komunikacja między działami, które na co dzień mają ze sobą niewiele kontaktu.

Potwierdzają to też szersze dane rynkowe. Z raportu InterviewMe "Budowanie bliskich relacji w pracy w Polsce" wynika, że część pracowników nawiązuje pierwsze bliższe relacje ze współpracownikami właśnie podczas imprez firmowych, nie tylko w codziennej pracy biurowej (link do raportu). To dlatego dobrze zaplanowany event nie jest dodatkiem do kultury firmy, tylko realnym narzędziem, które na nią wpływa.

Jak zaplanować program, żeby impreza faktycznie zintegrowała zespół?

Program integracyjny działa najlepiej, gdy łączy element wspólnej aktywności z czasem na swobodną rozmowę, bez sztywnego trzymania się scenariusza co do minuty. Zbyt napięty harmonogram sprawia, że event przypomina bardziej korporacyjny obowiązek niż okazję do integracji.

"Najczęściej w naszych realizacjach najlepiej sprawdza się jedna, dobrze dobrana aktywność zamiast pięciu przypadkowych, bo to daje ludziom przestrzeń, żeby faktycznie się poznać" mówi Krystian Łukasik z PassWorld Travels&Events. To podejście, które stosujemy niezależnie od tego, czy impreza odbywa się w mieście, czy jako wyjazd poza Wrocław.

FAQ

Ile osób bierze zwykle udział w imprezie firmowej?

To zależy od wielkości firmy i celu wydarzenia, ale najczęściej mowa o grupach od kilkunastu do kilkuset osób. Im większa grupa, tym bardziej istotna staje się logistyka: transport, rejestracja uczestników i podział na mniejsze zespoły podczas atrakcji.

Czy lepiej zorganizować imprezę samodzielnie, czy przez agencję?

Samodzielna organizacja jest możliwa przy małych, kameralnych spotkaniach, ale przy większych wydarzeniach agencja eventowa zwykle oszczędza czas i ogranicza ryzyko (negocjacje z dostawcami, backup na wypadek problemów, ubezpieczenie wydarzenia). Kluczowe jest to, ile czasu i zasobów wewnętrznych firma może realnie poświęcić na organizację.

Kiedy najlepiej organizować imprezę firmową we Wrocławiu?

To bardziej kwestia dnia tygodnia niż pory roku. Weekendy, zwłaszcza w maju i czerwcu, są mocno obłożone przez firmy, co oznacza wyższe ceny i mniejszą dostępność lokalizacji. Organizacja w środku tygodnia zwykle daje więcej elastyczności cenowej, lepszy wybór obiektów i większy komfort negocjacji terminu.

Co jest najczęstszym błędem przy organizacji imprezy firmowej?

Częste błędne założenie to przekonanie, że skoro firma płaci za wydarzenie, program musi być wypełniony co do minuty. W praktyce napięty scenariusz i obiekt z rozbudowanym zapleczem wcale nie gwarantują udanego eventu, jeśli uczestnicy nie mają choćby chwili, żeby z tego zaplecza skorzystać. Dobry program to nie ten najgęstszy, tylko taki, który daje ludziom przestrzeń.

Jeśli planujecie imprezę firmową we Wrocławiu i chcecie mieć pewność, że każdy element (od lokalizacji po program) będzie dopięty na czas, napiszcie do nas. Chętnie porozmawiamy o Waszym pomyśle i podpowiemy, co sprawdzi się najlepiej przy Waszej grupie.